Saber cómo cómo gestionar de una flota de vehículos de empresa es clave, pero también es una tarea compleja. Implica tanto la optimización de costos como la mejora de la seguridad y el cumplimiento de la normativa vigente. Con una excelente gestión, no solo se contribuye a reducir los costos operativos, también se puede minimizar los riesgos financieros y, por ende, garantizar la continuidad del negocio. Por esta razón, en este artículo compartiremos estrategias clave que se pueden implementar para mejorar la gestión, la importancia del cumplimiento normativo y cómo los seguros tienen un papel crucial en la protección contra accidentes, imprevistos y responsabilidades legales.
¿A partir de cuántos vehículos se considera flota?
El requisito mínimo para acceder a beneficios específicos o pólizas colectivas de compañías aseguradoras es de mínimo diez vehículos para poder considerarse una flota.
Gestión de flotas de vehiculos: Estrategias para optimizar costos empresariales
Sin duda, uno de los mayores desafíos para los gestores de flotas es reducir los costos sin comprometer la calidad del servicio. Para lograrlo, se pueden implementar algunas estrategias.
1. Implementar un sistema de gestión basado en la nube
Los sistemas de gestión basados en la nube han transformado la manera en que se administran las flotas empresariales. Estos permiten monitorear en tiempo real el estado de cada vehículo, registrar consumos de combustible, planificar rutas óptimas y hacer un seguimiento del mantenimiento.
Las principales ventajas de un software de gestión son:
- Se centraliza toda la información de la flota. Es decir, la ubicación, consumo de combustible, historial de mantenimiento y comportamiento del conductor, son datos que se pueden almacenar en una única plataforma accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
- Se pueden generar informes automáticos para tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, se pueden recoger datos sobre la eficiencia del combustible, tiempos de viaje, cumplimiento de rutas y mantenimiento programado. En base a estos datos se hacen informes que permiten identificar tendencias y problemas recurrentes. Los gestores de flotas pueden usar esta información para implementar soluciones y de esta manera reducir costes y mejorar la seguridad.
- Hay acceso en tiempo real a datos sobre el rendimiento de cada vehículo. De esta manera se puede conocer el estado mecánico de cada vehículo, detectar fallos antes de que ocurran y programar mantenimientos preventivos.
2. Optimizar las rutas
La planificación de rutas puede hacer una gran diferencia porque ayuda a reducir el consumo de combustible y mejorar la eficiencia de todo el transporte de flotas. Esto se puede hacer, por ejemplo, con la ayuda de un software de gestión, el cual permite:
- Identificar los trayectos más rápidos y eficientes.
- Reducir el desgaste de los vehículos.
- Minimizar tiempos de entrega y costos operativos.
3. Hacer un mantenimiento preventivo
El mantenimiento de la flota es importante para evitar fallos mecánicos (que pueden ser muy costosos), alargar la vida útil de los vehículos y también para garantizar la seguridad de los conductores. Un buen mantenimiento puede:
- Reducir el riesgo de fallos mecánicos que puedan generar costos inesperados.
- Mejorar el rendimiento de los vehículos y reducir el consumo de combustible.
- Asegurar que los vehículos cumplan con los estándares de seguridad.
4. Usar vehículos eléctricos para reducir costos operativos
Los vehículos eléctricos están ganando terreno en la gestión de flotas por sus grandes beneficios:
- Ayudan a reducir los costes de combustible. Hay que tener en cuenta que la electricidad es significativamente más barata que la gasolina o el diésel.
- Hay menor necesidad de mantenimiento porque los motores eléctricos tienen menos piezas móviles. Esto significa que ya no hay necesidad de reparaciones frecuentes.
- y la principal ventaja: la sostenibilidad. Y no hablamos únicamente de proteger al medio ambiente, también hay que tener en cuenta que puede mejorar la imagen corporativa y ayudar a que tu empresa cumpla con políticas ambientales cada vez más estrictas.
Es verdad que la inversión inicial puede ser alta, los vehículos eléctricos pueden representar un ahorro considerable a largo plazo. Además, empresas que buscan renovar su flota con vehículos eléctricos pueden acceder a diversas ayudas públicas destinadas a impulsar la movilidad sostenible.
Por ejemplo, en España, el Programa de incentivos a la movilidad eficiente y sostenible (MOVES III) ofrece subvenciones para la compra de vehículos eléctricos y la instalación de puntos de recarga. Dependiendo de la comunidad autónoma, las empresas pueden recibir ayudas de hasta 7.000 euros por vehículo eléctrico y hasta 70% de financiación para infraestructuras de recarga.
Control de flota de vehículos: Consejos para reducir accidentes
Uno de los aspectos más importantes en la gestión de una flota es garantizar la seguridad de los conductores y minimizar los riesgos de accidentes. Para eso, en este apartado queremos compartir contigo algunas medidas de prevención y monitoreo para que se puedan reducir los accidentes.
1. Monitorizar al conductor
El comportamiento del conductor influye directamente en la seguridad de la flota. Hoy en día existen tecnologías que permiten monitorear la forma en que se conduce para ayudar a reducir incidentes y mejorar la seguridad vial. Algunas herramientas permiten detectar:
- Excesos de velocidad.
- Frenadas bruscas y aceleraciones agresivas.
- Tiempo de inactividad prolongado.
Estos datos se pueden registrar en un software de gestión, analizarlos e identificar áreas de mejora. De esta manera se puede ofrecer una formación más específica y personalizada a los conductores.
2. Capacitación en conducción segura
Los gestores de flotas deben asegurarse de que los conductores reciben formación periódica en conducción segura y defensiva. Esto no solo reduce el riesgo de accidentes, sino que también mejora la eficiencia del combustible y el cuidado de los vehículos.
Algunas áreas clave que se deberían incluir en estas formaciones incluyen:
-
- Técnicas de conducción defensiva.
- Manejo de vehículos en condiciones climáticas adversas.
- Procedimientos de emergencia y primeros auxilios.
3. Uso de tecnología para mejorar la seguridad
En la actualidad contamos con tecnología que permite garantizar la seguridad de los conductores y prevenir accidentes, así que hay que sacar provecho de ella. Algunas soluciones que se pueden usar son:
- Cámaras de seguridad dentro del vehículo para monitorear la conducción y detectar comportamientos de riesgo, como distracciones o uso del móvil mientras se maneja.
- Sensores de fatiga que alertan a los conductores cuando presentan signos de cansancio. Cuando se detectan estos signos, el sistema emite alertas (sonoras o visuales) para alertar y recomendar pausas para descansar y así prevenir posibles accidentes.
- Sistemas de asistencia al conductor (ADAS), como el frenado automático de emergencia (AEB) que detecta obstáculos en la vía y aplica los frenos automáticamente si el conductor no reacciona a tiempo. El control de estabilidad (ESC), que ayuda a mantener la estabilidad del vehículo en condiciones adversas (como superficies resbaladizas). La Asistencia de Mantenimiento de Carril, el cual monitorea las líneas de la carretera y corrige la dirección si el vehículo se desvía involuntariamente de su carril.
Estas herramientas, combinadas con un programa de mantenimiento de la flota, aseguran que los vehículos estén en condiciones óptimas para operar.
Además, la tecnología está en constante evolución por lo que es importante también estar al día con las últimas actualizaciones para seguir mejorando la seguridad vial. Por ejemplo, en 2024 se popularizó el uso de dispositivos como Help Flash. Una baliza luminosa que sustituye a los triángulos de emergencia tradicionales. Este dispositivo fue homologado por la Dirección General de Tráfico (DGT), se coloca en el techo del vehículo y emite una luz intermitente visible a larga distancia.
También se quiere aplicar la Inteligencia Artificial para prevenir accidentes. Por ejemplo, en enero de 2025, el Servei Català de Trànsit (SCT) y la Universidad Politécnica de Cataluña (UPC) anunciaron que están desarrollando un sistema de IA para predecir y prevenir accidentes de tráfico en vías interurbanas. Lo pondrán a prueba en 100 kilómetros de la autopista AP-7, entre El Vendrell y Granollers
Seguro de flota ¿Por qué es importante para las empresas?
Para una empresa, los accidentes, robos o daños a los vehículos pueden causar grandes pérdidas económicas. Por esta razón es importante contar con un seguro para flotas empresariales que ayuden a proteger esta inversión y asegurar la continuidad operativa. En este sentido, hay que tener en cuenta varios puntos.
1. Cobertura ante accidentes e imprevistos
Un buen seguro para flotas debe incluir coberturas básicas y muy importantes como:
- Daños materiales. Esto cubre las reparaciones en caso de accidente.
- Responsabilidad civil. Protege a la empresa ante demandas de terceros.
- Cobertura por robo o vandalismo. Ayuda a reducir el impacto financiero en caso de incidentes.
2. Beneficios de asegurar toda la flota con una única póliza
En lugar de contratar seguros individuales para cada vehículo, muchas empresas optan por un seguro de flotas. Es más fácil y más eficaz porque:
- Reduce los costes porque todas las pólizas se incluyen en un solo contrato.
- Hay una mayor flexibilidad para incluir nuevos vehículos en la cobertura.
- Es, en general, una gestión más sencilla con un solo proveedor y pagos unificados.
3. Se minimizan los riesgos financieros
Hay que tener claro que un accidente o una avería grave puede afectar la operatividad de tu empresa. Estamos hablando no sólo de que la continuidad del negocio se puede ver comprometida, sino que también pueden haber gastos inesperados que comprometan las finanzas. Una situación que es mejor evitar.
Protege tu negocio con el seguro de vehículos y flotas de O. Brokers
La gestión eficiente de una flota de vehículos de empresa no solo implica reducir costos y mejorar la seguridad, sino también proteger los activos de la empresa. En O. Brokers, ofrecemos seguros diseñados específicamente para flotas empresariales, asegurando cobertura ante accidentes, daños y responsabilidades legales.
Protege tu inversión y asegura la continuidad operativa de tu empresa con un seguro especializado para flotas. No dudes en contactar con nosotros y obtener la mejor cobertura para tu negocio.
Referencias
- Instituto para la Diversificación y Ahorro de la Energía [IDAE]. (s.f.). Programa MOVES III. Recuperado el 20 de marzo de 2025, de https://www.idae.es/ayudas-y-financiacion/para-movilidad-y-vehiculos/programa-moves-iii
- Dirección General de Tráfico [DGT]. (s.f.). Dispositivos de preseñalización V16. Recuperado el 20 de marzo de 2025, de https://www.dgt.es/muevete-con-seguridad/tecnologia-e-innovacion-en-carretera/Dispositivos-de-presenalizacion-V16/
- El País. (13 de enero de 2025). Cataluña trabaja en un sistema de IA para prevenir accidentes. Recuperado el 20 de marzo de 2025, de https://elpais.com/espana/catalunya/2025-01-13/cataluna-trabaja-en-un-sistema-de-ia-para-prevenir-accidentes.html
